Road to KAUST, Part 2: Syarat-syarat visa

Berdasarkan penelurusan saya di internet, tidak ada informasi yang jelas mengenai persyaratan visa ke saudi arabia. Website kedutaanya sendiri tidak menuliskan hal tersebut. Ada berapa blog yang menampilkan persyaratan visa dari agen yang pernah mereka pakai. masalahnya, persyaratan visa kerja,misalnya, tidak bisa disamaratakan begitu saja. dalam hal kasus saya, postdoctoral fellow tidak serta merta sama syaratnya dengan pelaut atau yang akan kerja di industri. Demikian juga persyaratan untuk anak dan istri yang akan mengikuti kita. Saya berharap melalui tulisan ini bisa membantu rekan-rekan pembaca yang akan mengambil kesemptan postdoc di Arab Saudi. Pada prinsipnya, semakin lengkap dokumen yang kita serahkan ke kedutaan, makin lancar urusan visa kita tersebut.

Persyaratan visa untuk postdoc adalah sebagai berikut.

1. Passport yang masih berlaku, biasanya lebih dari enam bulan. Passpot ini harus  memiliki nama dengan 3 suku kata. Nama tersebut harus sesuai dengan semua identitas dan dokumen kita lainnya seperti ijazah, KTP, KK, dan SIM. Jika nama asli kita hanya 2 suku kata, maka bisa diminta penambahan nama passport di kantor imigrasi. Saya melakukan penambahan nama di kantor imigrasi kelas 1A padang dengan membayar uang kalau tidak salah 20 ribu untuk membeli surat pernyataan permintaan penambahan nama. Tambahan nama yang diajukan alah nama asli kita bin nama ayah. Penambahan nama tersebut akan dituliskan di halaman catatan pengesahan (endorsement) pada passport sehingga untuk semua urusan kita selanjutnya halaman ini harus selalu disertakan.
2. Ijazah S1, S2 dan S3. Untuk ijazah S1 dan S2 di Indonesia biasanya sudah ada yang berbahasa inggris. Jika belum berbahasa inggris maka harus diterjemahkan dulu oleh penerjemah tersumpah ke bahasa arab dan dilegalisir di departemen luar negeri, DIKTI dan departemen hukum dan HAM. Terakhir dilegalisir ke kedutaan Arab Saudi. Untuk ijazah S3 saya, meski telah berbahasa inggris, tapi karena diterbitakn oleh kampus di luar Indonesia (Osaka Univesity Jepang), maka harus dilegalisir dulu di kedutaan Arab Saudi Tokyo dan departemen luar negeri Jepang di Tokyo. Untuk legalisir ini kita bisa menggunakan jasa agen tertentu yang memang ditunjuk resmi oleh konsul dan atase kebudayaan kedutaan arab saudi di Jepang. Pertama, hubungi dulu pihak agen di Jepang (namanya Cutbell International Legal Office) dan sampaikan kebutuhan kita. Ijazah untuk postdoc diminta untuk dilegalisr oleh konsuler (consular section) dan atase pendidikan dan kebudayaan (educational and cultural section) Arab Saudi Tokyo. Setelah itu mereka akan membuatkan invoice biaya jasa tergantung pada berapa lembar dokumen yang akan di legalisir. pihak agen kemudian akan meminta kita menghubungi kampus kita di Jepang untuk menerbitkan surat keterangan lulus terbaru (certificate of graduation) dan mengirimkannya langsung ke alamat Cutbell di Tokyo. Ketika Cutbell sudah mengirinkam semua dokumen yang diperlukan ke kedutaan Saudi, pihak kedutaan akan melakukan konfirmasi langsung ke fakultas yang menerbitkan certificate of graduation tentang keaslian dokumen tersebut. Biasanya legalisir ini selesai dalam 3 hari termasuk cap dari deplu jepang. Hasilnya akan dikirim dengan kurir sesuai yang kita minta. Ada 3 pilihan, EMS, DHL atau fedex. Pembayaran jasa agen yang paling nyaman adalah dengan meminta teman di Jepang untuk mentransfer sejumlah uang ke rekening Cutbell melalui akun JP Bank mereka atau kita harus membayar melalui transfer internasional.
3. Jika kita akan membawa anak dan istri, maka diperlukan surat nikah dan akte kelahiran anak. Kedua dokumen ini harus diterjemahkan ke bahasa Arab oleh penerjemah tersumpah, kemudian dilegalisir di depkumham dan deplu,. Semua proses ini bisa diserahkan ke lembaga penerjemah seperti pusatpenerjemah.com dengan membayar sejumlah uang. Setelah prosesnya selesai, dokumen dilegalisir kembali di kantor yang menerbitakn surat nikah (KUA) tempat kita menikah dan catatan sipil yang menerbitkan akte kelahiran anak. Terakhir dokumen dilegalisir ke kedutaan Saudi di Jakarta.
4. Surat keterangan catatan kepolisian (SKCK). Bisa didapatkan dari POLDA masing-masing. Tidak harus yang diterbitkan oleh mabes POLRI karena terbitan POLDA sekarang sudah dua bahasa. Pengurusannya juga cepat dan syarat-syaratnya jelas. Bila semua dokumen lengkap kita bisa mendapatkan SKCK ini kurang dari 1 jam.
5. Kartu keluarga (KK).
6. Calling visa dan Power of Attorney Letter. Keduanya didapatkan dari kampus yang mengundang di Arab Saudi. dokumen ini dikirim via email setelah kita selesai medical checkup GAMCA dengan hasil fit. Print kedua dokumen tersebut untuk disubmit ke kedutaan.
7. Medical checkup GAMCA. GAMCA adalah organisasi khusus yang bertindak sebagai operator medical checkup bagi mereka yang ingin bekerja di negara-negara GCC. GAMCA menaungi sejumlah klinik yang semuanya berlokasi di Jakarta, dan ada satu di Surabaya. Medical checkup harus dilakukan di salah satu klinik yang dinaungi GAMCA, artinya harus datang sendiri ke Jakarta. Pertama mendaftar ke GAMCA di gedung STIKES Binawan Jl. Kalibata Raya 1 Jakarta Selatan. Dari sana data kita akan diinput ke komputer mereka lalu kita akan diarahkan untuk checkup di klinik yang mereka tunjuk. Ini tergantung keberuntungan, karena ada klinik yang bobrok dan jelek pelayanannya tapi ada juga yang bagus dan professional. Saya beruntung dapat klinik yang bagus dan dekat dengan kantor GAMCA, yaitu klinik Amalia  di jalan Sartika. Hasil dari medical checkup bisa diketahui esok harinya sekitar jam 10 dengan menelpon atau sms WA ke nomor klinik Amalia. Jika hasil kita fit, bisa langsung datang untuk mengambil hasilnya. Yang mereka serahkan adalah copy carbon berwarna kuning. Kertas ini, bersama semua semua dokumen lainnya harus dibawa ke kantor enjaz online bijac di sebelah kedutaan Saudi untuk dienjaz online. Setelah online kita akan menerima selembar kertas keterangan bahwa semua data kita sudah dionlinekan. Mintalah 2 lembar kertas ini dan bawa salah satunya ke klinik Amalia untuk mengambil hasil medical chekup yang asli yang akan diserahkan ke kedutaan. Biaya medical checkup untuk satu orang adalah 1 juta rupiah.
8. Surat kontrak dengan kampus di Saudi. Surat ini dikirim via email oleh kampus yang bersangkutan, jadi tinggal di print saja.
9. Pass photo berwarna (warna apa saja), ukuran 4x6 4 lembar.

Semua dokumen yang disebutkan, asli dan foto copynya diserahkan ke kedutaan setelah kita enjaz online di kantor bijac. waktu untuk penyerahannya mulai 9.30sampai 12.30. setia harinya ada banyak pelamar visasehingga antrian di sepanajang trotoar depan kedutaan bisa panjang sekali. datanglah lebih awal agar dapat urutan depan.

Ready to KAUST